Het communicatieplan

Doeltreffend communiceren in het BIN is het resultaat van: 

  • een goed bedachte inhoud:  waarover gaan we communiceren, welke zijn de bronnen van deze info, wat is het karakter van het bericht …
  • een prima organisatie :  wat plannen we aan procedures, afspraken, beheer en opvolging van gegevens om de communicatie te kunnen maken….
  • een functionele technische ondersteuning :  welke middelen gaan we gebruiken om de info uit te wisselen (een gestructureerde mix op basis van telefoon, sms, mail, drukwerk,….)
  • Een nuttig bericht van een politiebron naar een groep burgers versturen, vraagt een goede organisatie.
    • Niveau 1: het ter beschikking stellen van een bericht van de politie aan de coördinator(en).
    • Niveau 2: het organiseren van het doorsturen van dit bericht aan de BIN leden.

Communicatie op niveau 1

De communicatie op het niveau 1 is een taak van de politie:

  • Informatie verzamelen en het bericht opmaken;
  • Informatie beoordelen op de relevantie en de noodzaak om een bericht voor het BIN op te maken;
  • Nuttige berichten doorgeven aan de coördinatoren.
  • De politie zal het nuttige bericht ter beschikking stellen van één of meerdere buurtinformatienetwerken. Het unieke gekende aanspreekpunt (de coördinator) maakt die communicatie haalbaar en uitvoerbaar. Het bericht kan persoonlijk of online ter beschikking worden gesteld en na initiatief van de coördinator of stuurgroep en in overleg met de politie naar de BIN-leden worden verstuurd.
  • Na de informatieverzameling kan berichtgeving gebeuren op het moment zelf of via een ‘infoflash’-bericht.
  • Berichten verspreiden naar meerdere BIN’s gebeurt op dezelfde manier. De politiezone zal met het bovenlokale niveau afspraken maken over de manier en de momenten waarop een BIN-bericht om een bovenlokale verspreiding vraagt.

Communicatie op niveau 2

De organisatie op niveau 2 is een engagement van de BIN-leden:

  • Het doorsturen van het bericht organiseren volgens een vaste planning;
  • De ontvangst en het lezen of beluisteren van het bericht bij de BIN-leden.
  • De stuurgroep organiseert het beheer van de bestanden en het doorsturen van het bericht. Het BIN-lid is verantwoordelijk voor de goede ontvangst (beluisteren of lezen) en de opvolging van het bericht.
  • Onder de BIN-leden worden op een democratische manier afspraken gemaakt over de manier waarop de berichten verspreid worden.
  • Hoe kunnen de berichten de BIN-medewerkers bereiken:
    • Niet dringende en algemene informatie kan makkelijk verspreid worden via publieke kanalen als info-bladen, pers, websites, folders, …
    • Niet dringende maar gerichte informatie kan via de organisatie van de lokale BINs gebeuren: bijeenkomst, periodiek, flash-bericht en mailing via het web …
    • Dringende en gerichte informatie vraagt een technische ondersteuning. Sms en telefonie zijn hier de geschikte middelen en kunnen makkelijk ondersteund of uitgebreid worden met mail.