Un nouvel outil facilite l’organisation sûre d’événements (PZ RIHO)
Contenu :
Objectifs
Objectif général du projet :
Le service planification d’urgence de la zone de police RIHO (Roeselare, Izegem, Hooglede) souhaite aider les organisateurs d’événements à gérer autant que possible les risques de sécurité.
Les services de sécurité et l’organisateur veillent conjointement à ce que l’événement puisse se dérouler de manière sûre. Il s’agit d’une responsabilité partagée. La condition est toutefois que l’organisateur transmette les bonnes informations au service de sécurité afin qu’il puisse réaliser une analyse de risques efficace.
La zone de police RIHO a développé un outil de signalement en ligne qui permet aux organisateurs de fournir facilement et rapidement les bonnes informations. Inversement, l’outil transmet les informations utiles, la réglementation et des conseils.
Comment fonctionne le projet ?
Il est essentiel que les services de secours soient bien au courant de l’organisation d’événements. Ce n’est qu’à ce moment qu’ils pourront intervenir rapidement et efficacement en cas d’incident.
En 2007-2008, le service Planification d’urgence estimait qu’il ne recevait pas suffisamment d’informations des organisateurs au sujet d’événements planifiés. Ce sont surtout les activités secondaires (p.ex. afterparty, services catering y afférents ...) qui ne sont souvent pas signalés. C’est pourquoi le service a proposé un formulaire Excel pour les organisateurs d’événements publics avec plus de 500 participants.
Très rapidement, quelques problèmes importants ont fait leur apparition. Ainsi, l’obligation de remplir le formulaire n’était pas ancrée dans le règlement de police. On ne pouvait pas imposer de remplir ce document. En outre, les événements plus petits (avec moins de 500 participants) n’étaient pas surveillés alors qu’ils impliquaient souvent les plus grands risques. Enfin, il s’est avéré que de nombreux organisateurs n’étaient pas au courant d’une série de directives et de lois.
Afin d’informer correctement et complètement les services de secours, le formulaire de signalement événements a été développé. Il est repris dans le règlement de police et est rendu obligatoire pour les événements publics à partir de 100 participants.
Donc, si vous organisez un événement temporairement accessible pour le public où plus de 100 personnes peuvent être présentes au même moment, vous devez, en qualité d’organisateur, remplir un formulaire de signalement sur la base du guide ‘Directives pour les organisateurs’. Cette procédure n’est pas applicable aux fêtes privées (communion, anniversaire, …).
La zone de police RIHO (service planification d’urgence) a développé à présent de sa propre initiative un outil dynamique en ligne RIHO-SEAS. Il était destiné initialement pour usage interne, mais il a également suscité l’intérêt de nombreuses autres communes. Ainsi, à court terme, 9 autres communes ont commencé le projet. Comment fonctionne-t-il ? L’organisateur introduit une information importante sur son événement en ligne et reçoit, par le biais de l’outil, des informations supplémentaires et des conseils pratiques. L’organisateur doit confirmer à la fin qu’il a lu et compris les directives.
A l’aide des formulaires de signalement, le service planification d’urgence et les services de secours évaluent les risques inhérents aux événements annoncés. S’ils estiment qu’un risque est lié à l’événement, une zone de planification d’urgence, un ordre d’opération ou un BNIP sont établis. Il s’agit d’accords entre tous les services de sécurité sur les modalités d’intervention lors d’un incident (de grande envergure). Lorsqu’un certain risque est détecté ou lors de tout nouvel événement, une patrouille de sécurité est organisée avec les différents services de secours.
Réalisation
- Un AR stipule que la zone de police RIHO doit faire une analyse de risques pour les risques dynamiques (événements). A cet effet, la zone de police a toutefois besoin des bonnes informations sur ces risques. Etant donné que cette information faisait souvent défaut, un formulaire de signalement papier manquait.
- Très rapidement, il s’est avéré qu’une information et une automatisation étaient nécessaires. C’est pourquoi la zone de police RIHO a développé un immense outil en ligne. Grâce à cet outil, il est possible de travailler plus efficacement, tant pour l’organisateur que le service planification d’urgence.
- L’outil a été testé largement, tant par les collaborateurs concernés que par les organisateurs d’événements.
- Après le lancement, l’outil a également été proposé dans d’autres communes de Flandre occidentale.
- D’autres communes découvrent les avantages et se portent candidates. L’outil a une plus grande portée et est davantage diffusé.
Que pouvez-vous améliorer ?
Forces :
• L’outil en ligne permet un fonctionnement efficace et réduit les risques d’erreurs.
• Une attention particulière a été accordée à la convivialité de l’outil (peu de champs obligatoires, la conservation temporaire des données). • L’outil travaille avec des lieux fixes. Si la salle en question est reprise dans l’infrastructure de la salle, toutes les données (adresse, localisation, routes de passage pour les services de secours) sont automatiquement remplies.
• Pour un événement récurrent, l’utilisateur doit compléter une seule fois le formulaire. L’année suivante, il reçoit, 6 mois à l’avance, le formulaire rempli de l’édition précédente. Confirmer les données, changer éventuellement les données de contact et tout est fin prêt !
• Les utilisateurs peuvent adapter les données jusqu’à 10 jours avant l’événement au moyen d’un code unique.
• L’outil a été développé par le terrain. Les expériences et les leçons y sont traitées. • L’outil remporte un franc succès. D’autres communes désirent aussi l’utiliser.
• L’outil donne accès à d’intéressantes statistiques, comme le nombre d’événements par type.
• Les annexes ne sont plus enregistrées comme fichiers mais figurent dans une base de données. Ainsi, elles ne peuvent plus être endommagées par les virus.
Faiblesses :
• Le développement de l’outil a été d’abord sous-traité mais cela n’a pas abouti. C’est pourquoi le service a décidé de développer l’outil lui-même. • Le service a été confronté à un virus qui a rendu les annexes illisibles. Heureusement, on a pu se rabattre sur des fichiers back-up récents et une solution a été trouvée.
Risques :
• Une liaison avec la Plate-forme d’information générique Domaine public (GIPOD) est en cours. Ce système rassemble autant que possible toute l’information sur les travaux ou les manifestations dans le domaine public. • Une liaison avec la politique d’autorisation de la commune serait une plus-value. Songez à l’automatisation de l’autorisation de bruit, l’approbation de l’événement, …
• Egalement dans le planning : une liaison avec le logiciel ReCreateX pour la location des salles et du matériel. De cette manière, les données ne doivent pas être remplies deux fois. • La poursuite de la diffusion de l’outil. • Dès qu’il y a du temps dans le planning, l’équipe fera développer une app correspondante.
Menace :
• Les problèmes Internet et de serveur de grande envergure peuvent mettre en danger le bon fonctionnement de l’outil. Afin de réduire ce risques, un serveur a été loué dans un centre de données sécurisé Tier 3+’. Dans cette optique, des back-ups sont régulièrement réalisés.
Budget
Il se compose des salaires des différents employés concernés et des frais de serveur. Les frais de serveur sont partagés entre les communes participantes.
Données du projet
| Date de début (et fin) | avril 2014 |
| Organisateurs (promoteurs) : |
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| Partenaires de l'organisation : |
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| Langue : |
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| Champ d'action : | Zone de police |
| Thèmes : |
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Plus d'infos
Contact
Barbara Bourdeau, Conseillère Planification d’urgence et d’intervention Zone de police RIHO
Accent Business Park
Kwadestraat 159 a-b
8800 Roeselare
T général : 051 26 26 20
T bureau : 051 23 10 68
Mail: Barbara.bourdeau@politiezoneriho.be
« La collaboration est essentielle. Le service planification d’urgence, les services de secours et les organisateurs œuvrent conjointement à la sécurité. L’outil de signalement en ligne RIHO-SEAS est donc un instrument fort pratique.”
