Nieuwe tool vergemakkelijkt veilige organisatie van evenementen (PZ RIHO)

Inhoud:

Doel en doelstellingen

Algemene doelstelling van het project:

De dienst Noodplanning van politiezone RIHO (Roeselare, Izegem, Hooglede) wil organisatoren van evenementen helpen om zo goed mogelijk in te spelen op veiligheidsrisico’s.

Veiligheidsdiensten en organisator zorgen er samen voor dat het evenement veilig kan verlopen. Het gaat om een gedeelde verantwoordelijkheid. Voorwaarde is wel dat de organisator de juiste info bezorgt aan de veiligheidsdienst, zodat die een goede risicoanalyse kan maken.

Politiezone RIHO ontwikkelde een online meldingstool waarmee organisatoren snel en gemakkelijk de juiste info kunnen doorgeven. Omgekeerd reikt de tool nuttige informatie, regelgeving en tips aan.

Hoe werkt het project?

Het is belangrijk dat de hulpdiensten goed op de hoogte zijn van de organisatie van evenementen. Enkel dan kunnen ze efficiënt en snel ingrijpen bij een incident.

In 2007-2008 ondervond de dienst Noodplanning dat ze onvoldoende info kreeg van de organisatoren over geplande evenementen. Vooral nevenactiviteiten (bv. afterparty, bijhorende catering services ...) werden vaak niet gemeld. Daarom kwam de dienst op de proppen met een Excel-formulier voor organisatoren van publieke evenementen met meer dan 500 gelijktijdig aanwezigen.

Algauw kwamen enkele belangrijke problemen naar boven. Zo was de verplichting om het formulier in te vullen niet verankerd in het politiereglement. Men kon het invullen ervan dus niet opleggen. Verder bleven kleinere evenementen (met < 500 gelijktijdig aanwezigen) onder de radar, terwijl die vaak net de grootste risico’s inhouden. Tot slot bleek dat heel wat organisatoren niet op de hoogte waren van een aantal richtlijnen en wetten.

Om de hulpdiensten correct en volledig te informeren, werd het meldingsformulier evenementen ontwikkeld. Dat is opgenomen in het politiereglement en verplicht gemaakt voor publieke evenementen vanaf 100 gelijktijdig aanwezigen.

Organiseer je dus een tijdelijk voor het publiek toegankelijk evenement waar meer dan 100 personen op hetzelfde moment aanwezig kunnen zijn, dan moet je als organisator een meldingsformulier invullen op basis van de bundel 'Richtlijnen voor organisatoren'. Dit geldt niet voor private feestjes (bv. communie, verjaardag ...).

Politiezone RIHO (dienst Noodplanning) ontwikkelde nu op eigen houtje een dynamische online tool RIHO-SEAS. Die was bedoeld voor eigen gebruik, maar wekte ook de interesse van heel wat andere gemeenten. Zo gaan er op korte termijn 9 extra gemeenten mee van start. Hoe werkt het? De organisator voert belangrijke info over zijn evenement online in en krijgt via de tool bijkomende info en nuttige tips aangereikt. De organisator moet op het einde bevestigen dat hij de richtlijnen gelezen en begrepen heeft.

Aan de hand van de meldingsformulieren evalueren de dienst Noodplanning en de hulpdiensten alle aangekondigde evenementen op risico’s. Als zij beslissen dat er een risico verbonden is aan het evenement, wordt een noodplanningszone, een operatieorder of een BNIP opgesteld. Dit zijn afspraken tussen alle veiligheidsdiensten over de manier van optreden bij een (grootschalig) incident. Wanneer een zeker risico gedetecteerd wordt of bij een nieuwe evenement, wordt er een veiligheidsrondgang georganiseerd met de verschillende hulpdiensten.

 

 

Realisatie

  1. Een KB schrijft voor dat politiezone RIHO een risicoanalyse moet maken voor dynamische risico’s (evenementen). Daarvoor heeft de politiezone echter de juiste informatie over die risico’s nodig. Omdat die info nog vaak ontbrak, kwam er een papieren meldingsformulier.
  2. Al snel bleek dat er verdere informatisering en automatisatie nodig was. Daarom ontwikkelde politiezone RIHO een heuse online tool. Daarmee is het een stuk vlotter en efficiënter werken, zowel voor de organisator als de dienst noodplanning.
  3. De tool werd uitgebreid getest, door zowel betrokken medewerkers als organisatoren van evenementen.
  4. Na lancering werd de tool ook voorgesteld in andere West-Vlaamse gemeenten.
  5. Andere gemeenten ontdekken de voordelen en stellen zich kandidaat. De tool raakt meer en meer verspreid.

Wat zou u volgende keer anders doen?

Sterkte:

• De online tool zorgt voor een efficiëntere werking en een verminderde kans op fouten.

• Bij de ontwikkeling is gelet op gebruiksvriendelijkheid (bv. zo weinig mogelijk verplichte velden, het tussentijds bewaren van gegevens).

• Er wordt gewerkt met vaste locaties. Is de bewuste zaal opgenomen in de zaalinfrastructuur, dan worden alle gegevens (adres, contactgegevens, locatie, aanrijwegen voor hulpdiensten) automatisch ingevuld.

• Voor een terugkerend evenement moet de gebruiker het formulier maar 1 keer volledig invullen. Het jaar erop ontvangt hij 6 maanden op voorhand het ingevulde formulier van de vorige editie. Gegevens bevestigen, eventueel contactgegevens wijzigen, en klaar!

• Gebruikers kunnen tot 10 dagen voor het evenement gegevens aanpassen via een unieke code.

• De tool is vanuit het terrein gegroeid. Ervaringen en learnings zitten erin verwerkt.

• De tool slaat aan. Ook andere gemeenten willen ermee aan de slag.

• De tool geeft toegang tot interessante statistieken, bv. aantal evenementen per type.

• Bijlagen worden niet meer als bestand opgeslagen, maar zitten in een database waardoor deze bijlagen niet meer door virussen kunnen beschadigd worden.

Zwaktes:

• De ontwikkeling van de tool werd eerst uitbesteed, maar dat draaide uit op een sisser. Daarop besliste de dienst om de tool zelf uit te werken. • De dienst kreeg te maken met een virus waarbij bijlagen onleesbaar werden. Gelukkig kon het terugvallen op recente back-up bestanden en werd het euvel snel verholpen.

Kansen:

• Er zit een koppeling met Het Generiek Informatieplatform Openbaar Domein (GIPOD) in de pijplijn. Dit systeem brengt alle informatie over werken of manifestaties op het openbaar domein zoveel mogelijk samen.

• Een koppeling met het vergunningsbeleid van de gemeente zou een meerwaarde zijn. Denk aan de automatisering van de geluidsvergunning, de goedkeuring van het evenement, …

• Ook op de planning: een koppeling met het softwareprogramma ReCreateX voor de verhuur van zalen en materialen. Op die manier moeten de gegevens niet tweemaal worden ingevuld.

• De verdere verspreiding van de tool.

• Zodra er ruimte is in de planning, laat het team een bijhorende app ontwikkelen.

Bedreigingen:

• Grootschalige server- en internetproblemen kunnen de bereikbaarheid en de goede werking van de tool in gevaar brengen. Om die kans te verkleinen werd een server gehuurd in een beveiligd ‘Tier 3+’ datacenter. Daarbij worden geregeld back-ups gemaakt.

Budget

Die bestaat uit de lonen van de betrokken werknemers en een serverkost. De serverkost wordt gedeeld onder de deelnemende gemeentes.

Projectgegevens

Start- (eind)datum: april 2014
Organisatoren (initiatiefnemers):
  • Dienst Noodplanning van politiezone RIHO
Partners van de organisatie:
  • De interne dienst operationeel overleg
  • De interne ICT-dienst
  • Gemeenten van politiezone Arro Ieper
  • De gemeenten De Haan en Lichtervelde
Taal:
  • Nederlands
Actieradius:Politiezone
Thema's:
  • festiviteiten en evenementen

Meer info

Contact

Barbara Bourdeau, Adviseur Nood- en Interventieplanning

Politiezone RIHO

Accent Business Park

Kwadestraat 159 a-b

8800 Roeselare

T algemeen: 051 26 26 20

T bureel: 051 23 10 68

Mail: Barbara.bourdeau@politiezoneriho.be

« Samenwerking is key. De dienst Noodplanning, hulpdiensten en organisatoren moeten samen bouwen aan veiligheid. De online meldingstool RIHO-SEAS is dan een uiterst handig hulpmiddel.”

Links